所有的校园会议和活动都应该尽早并经常在计划阶段考虑无障碍. 无障碍活动使每个人都受益，并确保参与者能够充分参与活动并在他们希望的情况下做出贡献. 计划事件会很快变得复杂. 确保可访问性细节不会被忽略，或者请求不会在混乱中丢失, 遵循以下步骤，确保您的活动从一开始就可以访问:
事件可访问性检查表
- 宣传任何已经成为活动一部分的辅助功能, 比如标题, 访问路线, 等.
- 任何宣传活动邀请有需要的参与者请求协助的地方都应包括用语.
- 传单, 电子邮件, 推广活动或注册点的网页应该包括参与者与组织者联系的直接方法, 例如:
如果你需要住宿来参加这个活动, 请在活动开始前至少72小时发送电子邮件至[活动组织者邮箱]或致电[活动组织者电话号码]."
- 指定一个人来监督你的活动的可及性和协调个人住宿要求.
- 确保及时跟进个人住宿要求，并涉及校园内必要的部门以促进要求, 比如OSD, 校园安全, 等.
- 确保参与者可以在活动前和活动进行中随时联系指定人员, 如果他们需要帮助.
- 所有活动参与者都可以使用字幕, 无论是参加现场演出还是在线参与. 其中一个不足以确保你的受众被覆盖.
- 此外，有一个手语翻译(ASL)在场并不能否定对字幕的需求.
- Machine-generated captions are not of sufficient quality; arrange a live captionist to provide captions for your event by completing the 标题申请表格. 请求应尽快放置，因为此服务可能存在瓶颈.
注:现场字幕师不会为活动中显示的预录制视频提供字幕. 活动组织者应在活动前单独要求为预先录制的视频添加字幕.
- 告诉演讲者一定要使用麦克风
- Ensure all audience questions are asked on a microphone; if not, 让主持人或主持人在回答问题之前用麦克风重复问题.
- 鼓励演讲者用声音描述传达信息的视觉效果, 例如PowerPoint演示中包含的内容.
- 演讲者或主持人还应该描述一个事件的任何互动组成部分，以使那些不能充分参与的人受益.
- 应在活动开始前向参与者提供演示文稿或讲义的无障碍版本, 最好以数字可访问的格式. ITS 可访问性 can remediate materials and presentations to make them fully accessible; complete the 文件修正请求 此服务表格.